Cada empresa u organización es diferente, tienen sus propias características que la transforman en una empresa única. La Oficina de Proyectos (PMO) y todos sus componentes y servicios no pueden obedecer a un esquema preestablecido, no hay una única solución, sino que se deben incorporar las particularidades propias de cada organización. Para PMOvalue comprender el nivel correcto de una PMO para la empresa es crítico, ya que se deben alinear los objetivos de la PMO con el nivel apropiado para evitar pérdidas de recursos y tiempo al implementar las capacidades de la PMO, las que pueden ser muy avanzadas o muy simples para las necesidades requeridas.
PMOvalue puede implementar desde PMOs que tienen la función única de informar el desempeño de los proyectos hasta aquellas que son responsables por el cuerpo de profesionales del área.
Enfoque
Como las Oficinas de Proyectos están estructuradas y cuáles son sus servicios varían de organización a organización.
PMOvalue define 5 áreas principales de responsabilidad para la PMO:
- Desarrollo
- Soporte
- Control
- Operación y Organización
- y Métodos.
Las funciones detalladas de la PMO están listadas a continuación para cada una de estas áreas:
Selección, contratación, formación y desarrollo de Directores de Proyecto.
- Selección interna de Directores de Proyecto
- Contratación de Directores de Proyecto
- Definición del Modelo de Carrera de Directores de Proyecto
- Definición de Perfiles, Niveles, Competencias, Roles y Responsabilidades
- Definición de Planes de Carrera y su seguimiento
- Evaluación del Rendimiento de Recursos
- Tutoría (Mentoring) de nuevos Directores de Proyecto
- Asesoría (Coaching) a Directores de Proyecto
- Preparación de Certificaciones técnicas y profesionales
Proveer asistencia y soporte al trabajo de los PMs
- Asistencia a Directores de proyectos para manejo de proyectos, programas o cartera de proyectos
- Asistencia para la implantación y uso de los procesos, metodologías y herramientas.
- Manejo de escalaciones y asuntos de proyecto
- Gestión de Propuestas
- Asistencia a la Transición de Oportunidades a Delivery / Arranque de Proyectos
- Conducir Cierre de Proyectos / Lecciones Aprendidas
- Conducir talleres de Estimación de Costes, Planeación, Identificación de Riesgos, etc
- Asistencia a los gerentes de proyecto a negociar recursos
- Foro de mediación entre el director de proyecto, los comités, patrocinante del proyecto (Project sponsor) y clientes.
- Conducir negociaciones con clientes, vendedores y contratistas
- Soporte en la gestión de control de cambios
Evaluación de la calidad, cumplimiento de estándares, auditoria y recuperación de proyectos.
- Establecer competencias y capacidades de auditoria de proyectos
- Conducir auditoria de proyectos
- Establecer competencias y capacidades en gestión de la calidad en proyectos
- Revisión de Proyectos y sus entregables de Dirección de Proyectos
- Establecer competencias y capacidades de recuperación de proyectos
- Conducir la recuperación de proyectos
- Aseguramiento de Calidad de Propuestas
Operación de las funciones de la PMO y gestión del staff de Directores de Proyectos.
- Operar la estructura y funciones de la PMO
- Gestionar la infraestructura, herramientas y equipos de la PMO
- Gestión del staff de Directores de Proyecto, asignaciones a proyecto, reportes de utilización, etc
- Gestión de vendedores y contratistas
- Gestión de contratos y satisfacción del cliente (TCE)
- Establecer la gestión de la cartera de proyectos
- Conducir las revisiones de los proyectos y cartera de proyectos
- Conducir el Comité Ejecutivo de Control
- Elaboración de reportes de proyectos, su progreso, costos y calendario, entre otros
- Preparación del tablero (Dashboard) de proyectos
- Preparación del cuadro de mandos de la cartera de proyectos
- Mantenimiento del repositorio centralizado de datos, métricas y reportes de proyectos
- Manejo de escalaciones y asuntos de proyecto
- Capturar lecciones aprendidas de los Proyectos
Definición, selección e implantación de políticas, metodologías, estándares, procedimientos,herramientas y sistemas de Dirección de Proyectos y Oficina de Proyectos
- Definición de la organización y gobierno de la Oficina de Proyectos
- Definición de los procedimientos de los comités ejecutivos de control
- Establecimiento de las políticas y metodologías de Dirección de Proyectos y Oficina de Gestión de Proyectos
- Gestionar la madurez y evolución de las metodologías
- Definición y establecimiento de estándares y métricas de Dirección de Proyectos
- Estudios de resultados y rendimientos en Proyectos en base a las métricas
- Elaboración de estándares para arranque y cierre de proyectos
- Implantación de herramientas de gestión de proyectos (PMIS) y oficinas de gestión proyectos (PPM)
- Implantación de herramientas de Colaboración, Control Documental, y Equipos Virtuales
- Evaluación de la utilidad y rendimiento de las herramientas
- Implantación y operación de sistemas de gestión del conocimiento (KM system) y gestión documental y repositorio de documentos de proyectos(Project Management Library)
- Implantación de tableros y cuadros de mando
- Desarrollo de procesos, guías, plantillas, estándares de documentación y herramientas de Dirección de Proyectos
- Desarrollo de procedimientos de trabajo
- Definición de requerimientos mandatorios de gestión documental de Proyectos
- Definición de criterios de clasificación de proyectos
- Conducir las evaluaciones de competencias, capacidades y madurez de la Oficina de Proyectos
Una manera de mirar a las cinco áreas funcionales de la PMO es que las áreas de Operación,Control y O&M se orientan principalmente a los proyectos, mientras las áreas de Desarrollo y Soporte apoyan la labor de los Directores de Proyecto.
PMOvalue analiza el entorno de los clientes, su organización, recursos, capacidades,funciones y objetivos de negocio para diseñar e implantar las funciones de la Oficina de Proyectos adecuada a sus necesidades. Nuestro diseño de Oficina de Gestión de Proyectos ayuda a los clientes a efectuar una planificación estratégica para el establecimiento y crecimiento de su propia PMO, tomando en cuenta los objetivos corporativos y el nivel de madurez que poseen en los distintos procesos involucrados en la gestión de proyectos.
Los servicios de PMO de PMOvalue están compuestos por:
- Modelos, procesos, metodologías, estándares y mejores prácticas
- Guías, plantillas y herramientas predefinidas y reusables para la gestión de proyectos
- Sistemas orientados a automatizar los procesos de gestión de proyectos
- Directores de Proyectos certificados y con amplia experiencia
- Experiencia y dominio en los procesos de gestión de proyectos, de los servicios técnicos y de la industria donde se ejecutan los proyectos
- Lograr el valor máximo que los proyectos son capaces de proporcionar a la empresa
- Capacidad de responder rápidamente a los cambios en los proyectos
- Completa visibilidad del estado de los proyectos y previsión de riesgos
- Optimización y estandarización de la operación utilizando procesos, metodologías y herramientas comunes
- Alineación organizacional
- Mejores productos y/o servicios para los clientes, entregando proyectos con la calidad acordada, a tiempo y generando el valor esperado
- Capturar y diseminar el conocimiento, centralizando las lecciones aprendidas.
- Crecimiento de los Directores de Proyecto, facilitando sus planes de carrera, formación y tutoría de Directores de Proyecto
La combinación de todos estos elementos, permite a proporcionar a los clientes los siguientes beneficios:
Los profesionales de PMOvalue trabajan en equipo con el cliente para definir sus necesidades. El desarrollo e implantación de una Oficina de proyectos es en sí un proyecto. Nosotros le ayudaremos en el manejo de ese proyecto basándonos en lecciones aprendidas en otros clientes.
Si desea contar con más información respecto de cómo PMOvalue puede ayudarle a implementar una PMO en su organización no dude en tomar contacto con nosotros.